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Guide du syndic bénévole

Syndic bénévole : le calendrier de l'année, mois par mois

Quand on gère son immeuble bénévolement, le plus dur n'est pas de faire, c'est de faire à temps. Voici l'année type, dans l'ordre où tombent les obligations : appels de fonds, comptes, assemblée, puis formalités d'après. Chaque délai renvoie au texte qui le fixe.

Mis à jour le 27 septembre 2026 · chaque règle avec sa référence

▶ Voir la vidéo · 2 min 09 sAppels de fonds en copropriété : comment ça marche — avec le texte complet et les sous-titres.

Avant tout : repérez la fin de votre exercice

Le budget de la copropriété est voté chaque année (loi du 10 juillet 1965, article 14-1). Il couvre douze mois : c'est l'exercice.

Attention : l'exercice ne commence pas forcément le 1er janvier. Vérifiez sa date de fin sur vos derniers comptes approuvés : tout le calendrier se cale sur elle. Ci-dessous, « mois 1 » est le premier mois après cette date.

Chaque trimestre : les appels de fonds

Le budget se paie par avances, qu'on nomme provisions. Chacune vaut le quart du budget voté. Elle est exigible, c'est-à-dire due, le premier jour de chaque trimestre (loi du 10 juillet 1965, article 14-1). L'assemblée peut fixer un autre rythme, par exemple mensuel.

La cotisation au fonds de travaux se paie au même rythme que les provisions (loi du 10 juillet 1965, article 14-2-1).

Envoyez chaque appel de fonds un peu avant l'échéance, notez les paiements et relancez vite, par écrit, les retardataires.

Mois 1 et 2 : clôturer l'exercice et préparer les comptes

À la clôture, faites le point : dépenses réelles, provisions reçues, argent en banque, sommes dues par chacun.

La loi confie au syndic la préparation du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes. Il les soumet ensuite au vote de l'assemblée (loi du 10 juillet 1965, article 18). Les annexes comptables détaillent les chiffres, par exemple dans l'état financier du syndicat.

Préparez aussi le projet de budget, à partir des dépenses réelles.

Mois 3 à 5 : préparer l'assemblée et convoquer

Une assemblée générale se tient au moins une fois par an (décret du 17 mars 1967, article 7). Celle qui vote le budget doit se réunir dans les six mois qui suivent la fin de l'exercice (loi du 10 juillet 1965, article 14-1). En général, elle approuve aussi les comptes de l'exercice terminé.

Le délai de 21 jours

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la réunion. Votre règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long (décret du 17 mars 1967, article 9). Le délai ne part pas du jour de l'envoi, mais :

• recommandé papier : du lendemain de sa première présentation au domicile ;
• recommandé électronique : du lendemain de l'envoi, par le prestataire, du courriel qui l'annonce ;
• remise en main propre : du jour où le copropriétaire signe pour la recevoir (l'émargement).

La voie électronique est désormais la règle. Mais chaque copropriétaire peut demander, à tout moment, à recevoir ses convocations par la poste (décret du 17 mars 1967, articles 64 et suivants).

Un seul jour de retard peut faire annuler l'assemblée, si un copropriétaire la conteste en justice. Convoquez donc environ un mois avant.

Ce que contient la convocation

Elle indique le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour, c'est-à-dire la liste des questions soumises au vote. On y joint le formulaire de vote par correspondance et les documents nécessaires aux décisions, par exemple l'état financier et le projet de budget (décret du 17 mars 1967, articles 9 et 11).

À l'ordre du jour, pensez notamment aux comptes, au budget, à la cotisation au fonds de travaux et, si besoin, au DPE collectif.

Le fonds de travaux, à voter chaque année

C'est une réserve pour les travaux à venir. Il devient obligatoire dix ans après la fin de la construction, dans tout immeuble à usage d'habitation, même en partie, quel que soit le nombre de lots. L'assemblée en vote la cotisation chaque année. Elle ne peut pas être inférieure à 5 % du budget prévisionnel. Si un plan pluriannuel de travaux (le programme sur dix ans) a été adopté, elle doit aussi atteindre 2,5 % du montant des travaux prévus (loi du 10 juillet 1965, article 14-2-1).

Au plus tard au mois 6 : l'assemblée

Faites signer la feuille de présence. Le procès-verbal est le compte rendu officiel des votes. Le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs le signent en fin de séance, ou au plus tard dans les huit jours (décret du 17 mars 1967, articles 14 et 17).

Dans le mois qui suit : notifier le procès-verbal

Vous avez un mois après l'assemblée pour notifier le procès-verbal aux opposants et aux défaillants (loi du 10 juillet 1965, article 42). Notifier, c'est envoyer avec une preuve de réception : recommandé électronique, ou papier pour ceux qui ont choisi la poste.

• Opposant : il a voté contre une décision adoptée, ou pour une décision rejetée.
• Défaillant : il était absent et non représenté.

La notification, sans les annexes, indique le délai pour contester : deux mois à compter de cette notification (loi du 10 juillet 1965, article 42). Sans notification, une décision reste contestable pendant cinq ans.

Dans les deux mois : registre et fiche synthétique

Le registre national des copropriétés. Votre copropriété doit y être immatriculée. Chaque année, mettez à jour les données financières de la copropriété. Vous avez deux mois après l'assemblée qui a approuvé les comptes (code de la construction et de l'habitation, articles L711-1 et suivants, R711-1 et suivants). Après une mise en demeure restée sans effet un mois, l'Anah, qui gère le registre, peut appliquer une astreinte, c'est-à-dire une pénalité de retard : jusqu'à 20 € par lot et par semaine. Des données non à jour peuvent aussi priver la copropriété de certaines subventions.

La fiche synthétique. C'est un résumé des données financières et techniques de la copropriété. Le syndic l'établit, la met à jour chaque année et la tient à disposition des copropriétaires (loi du 10 juillet 1965, article 8-2). La mise à jour se fait dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée des comptes (décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, article 1).

Toute l'année : carnet d'entretien et DPE collectif

Le carnet d'entretien. Le syndic l'établit et le tient à jour (loi du 10 juillet 1965, article 18). Il indique notamment les contrats d'assurance et d'entretien, et l'année des gros travaux (décret n° 2001-477 du 30 mai 2001). Complétez-le après chaque intervention.

Le DPE collectif est le diagnostic de performance énergétique de tout le bâtiment. Il est obligatoire si le permis de construire a été déposé avant le 1er janvier 2013 (code de la construction et de l'habitation, article L126-31). Pour les copropriétés de 50 lots au plus, c'est le cas depuis le 1er janvier 2026 (loi « Climat et résilience » du 22 août 2021, article 158). Il est à refaire ou à mettre à jour tous les dix ans. Exception : un bâtiment classé A, B ou C par un diagnostic fait après le 1er juillet 2021.

S'il n'est pas fait, inscrivez à l'ordre du jour la décision de le commander et le choix du diagnostiqueur. Le vote se fait à la majorité simple (loi du 10 juillet 1965, article 24). Une fois le DPE réalisé, sa présentation est inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée suivante.

Notez ces dates dès la clôture de l'exercice. En cas de doute, le texte cité fait foi.