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Guide du syndic bénévole

Registre des copropriétés : que mettre à jour chaque année ?

Toute copropriété qui compte des logements doit être inscrite au registre national des copropriétés, et ses chiffres doivent y être mis à jour chaque année. Quand le syndic est bénévole, c'est à lui de le faire : voici quoi déclarer, dans quels délais, et ce qui se passe en cas d'oubli.

Mis à jour le 27 septembre 2026 · chaque règle avec sa référence

▶ Voir la vidéo · 1 min 49 sRegistre national des copropriétés : ce que le syndic bénévole doit mettre à jour — avec le texte complet et les sous-titres.

Le registre des copropriétés, c'est quoi ?

C'est un fichier national, en ligne, où chaque copropriété est inscrite avec un numéro. Il est géré par l'Agence nationale de l'habitat (Anah), sur le site officiel registre-coproprietes.gouv.fr.

Il recense les copropriétés qui comptent des logements et aide les collectivités à repérer les immeubles fragiles. L'inscription et la mise à jour annuelle se font sans frais.

Qui doit s'en occuper ?

L'obligation concerne toute copropriété dont l'immeuble est destiné, en tout ou en partie, à l'habitation. Une copropriété composée uniquement de bureaux ou de commerces n'est pas concernée.

L'inscription est devenue obligatoire par étapes, entre 2016 et 2018. Pour un immeuble existant, c'est le syndic qui immatricule la copropriété, qu'il soit professionnel ou bénévole. Pour un immeuble neuf ou nouvellement mis en copropriété, c'est le notaire.

Si votre copropriété est déjà inscrite, votre rôle est surtout de tenir ses informations à jour. Sinon, l'immatriculation vous revient.

Le compte « télédéclarant » : votre clé d'accès

Pour toute démarche, il faut d'abord créer un compte de « télédéclarant » sur le site du registre (article R711-2 du code de la construction et de l'habitation).

Vous prouvez que vous êtes bien le syndic, par exemple avec le procès-verbal signé de l'assemblée générale qui vous a désigné. Vous demandez ensuite le « rattachement » de la copropriété à votre compte, grâce à son numéro d'immatriculation.

Attention : un compte qui ne sert à aucune démarche pendant douze mois de suite est supprimé (article R711-2). Ne laissez pas passer une année sans mise à jour.

La mise à jour annuelle : dans les deux mois après l'AG

Chaque année, le syndic déclare les chiffres de la copropriété dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale qui a approuvé les comptes de l'exercice clos (article R711-10). Exemple : AG le 15 mai, mise à jour au plus tard le 15 juillet.

Ce sont les chiffres du dernier exercice clos et approuvé en AG (article R711-9) :

• les informations sur l'exercice concerné ;
• le montant du budget prévisionnel ;
• les provisions pour travaux ;
• les dettes de la copropriété envers ses fournisseurs ;
• les impayés, et le nombre de copropriétaires dont la dette dépasse un seuil fixé par arrêté ;
• la présence éventuelle de salariés de la copropriété.

Bon à savoir : les petites copropriétés relevant de l'article 41-8 de la loi du 10 juillet 1965 n'ont pas à déclarer les impayés ni le nombre de copropriétaires débiteurs (article R711-9). Service-public.fr définit la petite copropriété comme un immeuble d'au plus 5 lots de logements, bureaux ou commerces, ou au budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur 3 exercices de suite.

Au même moment, vous corrigez les autres informations si elles ont changé (article R711-10) :

• l'identité de la copropriété : nom, adresse, date de création, nombre et nature des lots, nom du syndic ;
• le bâti : nombre de bâtiments et leur étiquette énergétique si elle existe, nombre d'ascenseurs, période de construction, type de chauffage ;
• les procédures éventuelles si la copropriété est en difficulté, par exemple si le juge a désigné un administrateur provisoire.

En cours d'année : le changement de syndic

Le syndic qui quitte ses fonctions doit le signaler au registre dans un délai d'un mois (article R711-4). Le nouveau syndic demande alors le rattachement de la copropriété à son compte, avec le numéro d'immatriculation et une pièce qui prouve sa désignation. Si l'ancien syndic n'a rien fait, le nouveau fait lui-même la démarche (article R711-6).

Si l'AG renouvelle votre mandat, vous le signalez aussi, au plus tard un mois après la fin du mandat précédent (article R711-7).

Ce que vous risquez si rien n'est fait

• Une astreinte. Si le syndic ne régularise pas dans le mois qui suit une mise en demeure, l'Anah peut lui appliquer une astreinte. Elle peut atteindre 20 € par lot et par semaine de retard, jusqu'à ce que la démarche soit faite (article L711-6). Pour 10 lots : jusqu'à 200 € par semaine.
• Des aides bloquées. Sans immatriculation ou sans données à jour, la copropriété ne peut pas bénéficier de certaines aides publiques, comme celles de l'Anah (article L711-6).
• Au moment d'une vente. L'acte de vente d'un lot, signé chez le notaire, doit mentionner le numéro d'immatriculation de la copropriété (article L711-5).

La fiche synthétique, l'autre document à tenir à jour

Le syndic doit aussi établir une fiche synthétique, qui résume les données financières et techniques essentielles de la copropriété (loi du 10 juillet 1965, article 8-2). Son contenu est fixé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. On y trouve :

• l'identification : nom, adresse, numéro d'immatriculation au registre, représentant légal ;
• l'organisation : syndicat principal ou secondaire ;
• la technique : nombre de lots et leur usage, nombre de bâtiments, période de construction, type de chauffage, nombre d'ascenseurs ;
• les chiffres de l'exercice clos : charges courantes et exceptionnelles, dettes envers les fournisseurs, impayés, fonds de travaux.

Beaucoup de ces informations figurent aussi au registre : préparez les deux ensemble. La fiche est mise à jour chaque année, dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'AG qui a approuvé les comptes. Elle est datée et signée par le syndic.

Quand un copropriétaire la demande

Tout copropriétaire peut demander la fiche au syndic, qui a un mois pour la mettre à sa disposition. Passé ce délai, service-public.fr indique qu'une pénalité de 15 € par jour de retard s'applique, déduite de la rémunération annuelle du syndic.

En cas de vente d'un lot, la fiche est remise à l'acheteur avec la promesse de vente ou, à défaut, avec le projet d'acte.

Et avec APC ?

Le logiciel APC prépare, à partir de vos documents, les chiffres à reporter sur le registre. Vous faites vous-même la déclaration, avec votre identifiant.