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Guide du syndic bénévole

Charges impayées en copropriété : la procédure pas à pas

Un copropriétaire ne paie plus ses charges ? Ce n'est pas une guerre, c'est une procédure, encadrée par des textes précis. Voici l'ordre à suivre, de la première relance jusqu'au juge.

Mis à jour le 27 septembre 2026 · chaque règle avec sa référence

▶ Voir la vidéo · 2 min 24 sCharges impayées en copropriété : la procédure, étape par étape — avec le texte complet et les sous-titres.

Étape 1 — Réagir dès le premier retard

Un appel de fonds reste impayé ? Vérifiez d'abord : virement en retard, erreur de montant, ancienne adresse. C'est parfois un simple oubli.

Si l'impayé se confirme, n'attendez pas. Dans une petite copropriété, une seule part manquante pèse vite sur la trésorerie. Et deux effets ne démarrent qu'avec la mise en demeure : les intérêts de retard au taux légal, et la possibilité de faire payer les frais au copropriétaire.

C'est le syndic qui agit, bénévole ou non, au nom du syndicat des copropriétaires qu'il représente, y compris en justice. Le créancier, c'est le syndicat, pas vous.

Étape 2 — La relance amiable

Une lettre simple ou un e-mail suffit. Indiquez le montant, la date d'échéance et les moyens de paiement. Restez factuel et courtois : vous écrivez à un voisin.

Gardez une copie datée. Cette relance ne peut pas être facturée au copropriétaire (loi du 10 juillet 1965, art. 10-1).

Étape 3 — La mise en demeure

Sans paiement, le syndic envoie une mise en demeure : la demande officielle de payer dans un délai donné.

Comment l'envoyer

En principe par voie électronique : lettre recommandée électronique ou autre procédé électronique sécurisé. Si le copropriétaire a demandé à la recevoir par la poste : lettre recommandée avec avis de réception.

Ce qu'elle contient

• nom, prénom et adresse du copropriétaire ;
• adresse de la copropriété ;
• montant dû, accompagné d'un décompte ;
• délai accordé pour payer ;
• ce qui se passera à défaut de paiement : annoncez clairement la conséquence décrite à l'étape 4.

Qui paie les frais ?

Le copropriétaire concerné, et lui seul. Sont visés les frais de recouvrement engagés à partir de la mise en demeure : celle-ci, les relances suivantes, la prise d'hypothèque, les actes de commissaire de justice (loi de 1965, art. 10-1). Gardez les justificatifs et inscrivez ces frais sur son compte.

Étape 4 — 30 jours après : le reste de l'exercice devient exigible

Le copropriétaire n'a pas payé 30 jours après la mise en demeure ? Les autres provisions de l'exercice en cours deviennent alors exigibles immédiatement, même celles qui n'étaient pas encore échues (loi de 1965, art. 19-2).

Étape 5 — Proposer un échéancier

Un copropriétaire en difficulté ne peut pas toujours payer d'un coup. Proposez un étalement par écrit : montant de chaque versement, dates, et ce qui se passe si une échéance est manquée. Faites-le signer.

L'échéancier n'efface pas la dette, il l'étale. Tenez le conseil syndical informé.

Étape 6 — Le conciliateur de justice

Pour une dette de 5 000 € au plus, une tentative amiable est en principe obligatoire avant de saisir le juge : conciliateur de justice, médiateur ou procédure participative (code de procédure civile, art. 750-1). Sans cette tentative, la demande en justice risque d'être déclarée irrecevable.

Le conciliateur de justice est sans frais. Trouvez une permanence sur conciliateurs.fr, ou demandez une conciliation au greffe du tribunal judiciaire. Un accord trouvé est consigné dans un constat d'accord signé par les deux parties. Des exceptions existent, par exemple si aucune conciliation ne peut être organisée dans les 3 mois.

Étape 7 — Saisir le juge

Si rien n'a abouti, le syndic saisit le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble. Outre la procédure classique, deux voies sont prévues.

L'injonction de payer

C'est une procédure simplifiée, sur requête (code de procédure civile, art. 1405 et suivants). Au nom du syndicat, vous remplissez le formulaire cerfa n° 12948, adressé au président du tribunal judiciaire. Joignez un bordereau et les pièces qui prouvent la dette : procès-verbal d'assemblée, appels de fonds, décompte, mise en demeure. La requête est sans frais, et vous pouvez la faire vous-même.

Si le juge accepte, faites signifier son ordonnance par un commissaire de justice dans les 3 mois suivant sa date, sinon elle est annulée. Ce délai vaut pour les ordonnances rendues depuis le 1er septembre 2026. Le copropriétaire a 1 mois à compter de la signification pour faire opposition. En cas d'opposition, l'affaire est jugée lors d'une audience. Sans opposition, l'ordonnance, revêtue de la formule exécutoire, permet à un commissaire de justice de procéder à une saisie.

La procédure accélérée

Passé les 30 jours de l'étape 4, le syndic peut aussi assigner le copropriétaire selon une procédure accélérée au fond. Elle permet d'obtenir l'arriéré et toutes les provisions de l'exercice devenues exigibles (loi de 1965, art. 19-2). C'est plus lourd : assignation, puis audience.

Faut-il un vote de l'assemblée ?

Pas pour recouvrer des charges. En principe, le syndic n'agit en justice au nom du syndicat qu'avec l'autorisation de l'assemblée générale. Le recouvrement des charges fait exception (décret du 17 mars 1967, art. 55). Pour d'autres actions, vérifiez avant d'agir.

Étape 8 — Surveiller le seuil de 25 % à la clôture des comptes

Si, à la clôture des comptes, les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles, le syndic doit en informer le conseil syndical. Il doit aussi demander au président du tribunal judiciaire de désigner un mandataire ad hoc, chargé d'analyser la situation et de formuler des recommandations (loi de 1965, art. 29-1 A).

Ce seuil tombe à 15 % au-delà de 200 lots. Dans une petite copropriété, quelques lots en retard peuvent suffire à l'atteindre.

Étape 9 — Si le lot est vendu

Lors d'une vente, le syndic remet au notaire un certificat de moins d'un mois attestant que le vendeur ne doit rien à la copropriété. Sans ce certificat, le notaire avertit le syndic dans les 15 jours qui suivent la vente.

Si le vendeur doit encore des charges, le syndic peut faire opposition sur le prix de vente, entre les mains du notaire, pour être payé. Réagissez dès l'avis reçu. Le syndicat dispose aussi d'une hypothèque légale sur le lot, qui lui permet d'être payé en priorité en cas de vente.

Une procédure, pas un conflit

Un impayé se traite comme un dossier : des étapes, des dates, des écrits, et un ton calme. Dans APC, le logiciel prépare les relances et les mises en demeure, et suit les impayés. Vous relisez, vous validez, et c'est vous qui envoyez.