Convocation d'assemblée générale : les 5 règles à ne pas rater

Convoquer l'assemblée générale ▶ 0:00

Vous êtes syndic bénévole et l'assemblée générale approche. Une convocation mal faite, c'est une assemblée qui peut être annulée. Voici les cinq règles à respecter, en trois minutes.

Règle 1 — Le délai ▶ 0:13

Règle numéro un : le délai. La convocation doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la date de l'assemblée. C'est l'article 9 du décret de 1967. Attention : le délai ne part pas du jour de l'envoi. En recommandé électronique, il part du lendemain de l'e-mail qui l'annonce ; en recommandé papier, du lendemain de la première présentation. Prévoyez large.

Règle 2 — L'ordre du jour ▶ 0:38

Règle numéro deux : l'ordre du jour. Chaque question doit être écrite sous forme de résolution, précise, que l'assemblée pourra adopter ou rejeter. Les résolutions obligatoires chaque année : l'approbation des comptes, le vote du budget, et, quand c'est le moment, le renouvellement de votre mandat de syndic et l'élection du conseil syndical. Ce qui n'est pas à l'ordre du jour ne peut pas être voté.

Règle 3 — Les pièces à joindre ▶ 1:01

Règle numéro trois : les pièces jointes. L'article 11 du décret de 1967 liste ce qui doit accompagner la convocation : l'état financier et les annexes comptables, le projet de budget, les devis et les contrats soumis au vote, et, le cas échéant, le compte rendu du conseil syndical. Une pièce manquante peut rendre la résolution contestable.

Règle 4 — L'envoi ▶ 1:22

Règle numéro quatre : le mode d'envoi. Désormais, la convocation part en principe par voie électronique : une lettre recommandée électronique, ou un autre service électronique sécurisé. Le recommandé papier, avec avis de réception, reste pour les copropriétaires qui ont demandé la voie postale. La remise en main propre contre signature est aussi possible. Gardez la preuve de chaque envoi.

Règle 5 — Le jour J ▶ 1:48

Règle numéro cinq : le jour de l'assemblée. Une feuille de présence signée par chaque présent, les pouvoirs vérifiés — pas plus de trois par personne en principe — et un procès-verbal signé en fin de séance, ou au plus tard dans les huit jours. Il est ensuite notifié aux absents non représentés et aux opposants, qui ont deux mois pour contester.

En résumé ▶ 2:07

En résumé : vingt et un jours, des résolutions écrites, les pièces jointes, une preuve d'envoi, et une feuille de présence avec un procès-verbal. Cinq règles, et votre assemblée tient debout.

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